Blog Schouten Zekerheid: veilig thuiswerken, hoe regel ik dat?

Ben ik aansprakelijk als een medewerker thuis – onder werktijd – van de trap valt en arbeidsongeschikt raakt? Welke verplichtingen heb ik bij de inrichting van de thuiswerkplek van werknemers? Hoe voorkom ik dat mijn bedrijf juist in deze tijd getroffen wordt door cybercrime? Veel ondernemers worstelen met deze en andere vragen die ontstaan doordat we nu massaal thuiswerken. Met een goede werkplek, veilige apparatuur en juist gebruik daarvan kunnen veel problemen worden voorkomen.

Goede werkplek
Veilig thuiswerken begint met een goede werkplek. Als werkgever bent u verplicht voor een veilige en gezonde werkplek te zorgen. Overleg met uw werknemer welke faciliteiten hij thuis nodig heeft, maar zorg in ieder geval voor een (tweede) beeldscherm, een toetsenbord en een goede bureaustoel. Daarnaast is het belangrijk dat zijn computer of laptop is voorzien van software met de meest recente updates.

Ziek thuis
Wordt uw werknemer tijdens het thuiswerken ziek, dan blijft de gebruikelijke loondoorbetalingsverplichting van kracht. Ook als de medewerker (tijdelijk) arbeidsongeschikt raakt door bijvoorbeeld een val van de trap of een ongeluk tijdens het doen van de boodschappen. Wel gelden er strenge privacyregels ten aanzien van de reden van uitval. U mag uw werknemer niet vragen naar de oorzaak van de klachten, maar u mag wel vragen naar de verwachte duur van het verzuim. Veelal delen werknemers wat hun klachten zijn met de werkgever, maar dat mag u vervolgens niet registreren.

En hoe zit het bij ongevallen? Afhankelijk van de oorzaak van het ongeval, dekt een collectieve ongevallenverzekering met een 24-uurs dekking het risico van blijvende invaliditeit, ook als de werknemer thuiswerkt.

Beveiligde apparatuur
De werknemer moet niet alleen over een veilige werkplek beschikken, de apparatuur waarmee hij zijn werkzaamheden verricht moet óók beveiligd zijn. Wij adviseren u gebruik te maken van de zakelijke VPN-verbinding (virtual private network) om in te loggen op het bedrijfsnetwerk. Hierdoor is de verbinding beveiligd voor alle (vertrouwelijke) informatie die wordt verstuurd.

Maak verder zoveel mogelijk gebruik van Multi Factor Authenticatie, waarbij uw medewerkers twee of meer handelingen moeten uitvoeren om toegang te krijgen tot uw bedrijfsnetwerk. En vraag uw werknemers om thuis geen andere netwerken te gebruiken. Is er een slechte wifiverbinding, laat ze dan niet het netwerk van de buren gebruiken maar de wifihotspot van de mobiele telefoon.

Juist gebruik
Behalve een goede werkplek en veilige apparatuur is een juist gebruik van de thuiswerkfaciliteiten essentieel in het vermijden van risico's. De Wet bescherming persoonsgegevens geldt ook indien mensen thuiswerken. Ze moeten er dus voor zorgen dat familieleden niet kunnen meekijken op het scherm. Vertrouwelijke informatie mag niet zomaar de fysieke prullenbak in en bij het verlaten van zijn thuiswerkplek moet de medewerker uitloggen van z'n computer. Ook het gebruik van privé e-mailadressen op de werkcomputer wordt afgeraden evenals de werkcomputer gebruiken voor schoolactiviteiten van uw kinderen; doe dit in ieder geval buiten de VPN-verbinding om en bij voorkeur op een andere computer.

De cyberverzekering
Het is helaas niet meer de vraag óf cybercriminelen uw bedrijf proberen aan te vallen, maar wannéér. Attendeer uw werknemers op deze situatie en vraag hen alert te zijn op vreemde e-mails en rare berichten via WhatsApp. Stel daarnaast een (respons)plan op hoe om te gaan bij een incident en welke communicatie noodzakelijk is naar relaties.

Wordt u desondanks getroffen door een cyberaanval? Een cyberverzekering dekt de schade van uzelf en uw opdrachtgever(s) en andere derden bij systeeminbraak, dataverlies, hacking en afpersing van cybercriminelen. Naast de financiële schade is ook juridisch advies, onderzoek en communicatie meeverzekerd.

Rob Verkaik (Teamleider Adviseurs & Manager International van Schouten Zekerheid)